Modelo de carta de advertencia
Asegúrese de que los empleados son conscientes de las expectativas de asistencia y de los efectos del absentismo excesivo en la empresa, incluidos los miembros restantes del equipo, la productividad y el servicio al cliente. Este tipo de información debe dejarse clara en el periodo de iniciación del empleado y reforzarse a través del manual del empleado, el código de conducta y/o la política de permisos personales/cuidados.
Analice los registros de asistencia para identificar adecuadamente el alcance de las ausencias de los empleados y cualquier tendencia particular. Por ejemplo, empleados que parecen ausentarse siempre un lunes o un viernes, o antes o después de un día festivo. No hay ninguna ley que prohíba confrontar a un empleado y pedirle explicaciones sobre por qué sus ausencias parecen producirse mayoritariamente en días concretos.
Informe a los empleados de las consecuencias de no respetar su política de permisos personales/cuidados, que pueden incluir medidas disciplinarias. No olvide centrarse en si el empleado ha seguido los procedimientos correctos de notificación y prueba, en lugar de intentar determinar si la persona estaba realmente enferma o no. Sólo un médico está cualificado para ello.
¿Cómo se documenta la asistencia?
Su informe debe incluir el registro de asistencia del empleado. Debe enumerar todas las fechas en las que el empleado llegó tarde, se ausentó o se marchó antes de tiempo. Si el empleado ha tomado más tiempo libre del permitido en su paquete de prestaciones, inclúyalo en el informe. Normalmente puede solicitar esta información al responsable de RRHH de su empresa.
¿Cómo demostrar una buena asistencia?
Mantener un buen registro de asistencia al trabajo incluye algo más que no llamar regularmente para ponerse enfermo. También implica empezar las tareas a tiempo, permanecer en el trabajo durante todo el día para realizarlas correctamente y asistir a todas las reuniones y citas programadas.
¿Cómo controla las ausencias de sus empleados?
A la hora de configurar un rastreador de ausencias, es importante tener en cuenta las necesidades y los horarios diarios de los empleados. Configurar una hoja de cálculo compartida o privada es una forma habitual de realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados y permitir que los empleados o sus supervisores registren la asistencia diaria, semanal, mensual o anualmente.
Nota de ausencia
Una política de asistencia es un documento en el que se explica a los empleados exactamente cómo se tratarán cuestiones como las tardanzas, las ausencias, las salidas anticipadas, las ausencias sin aviso previo y los distintos tipos de permisos. A menudo también describen una política disciplinaria progresiva para las infracciones de asistencia.
Descargar plantilla de política de asistenciaDescargue esta plantilla de política de asistencia en Word y personalícela rápidamente para adaptarla a su empresa. Descarga instantánea, sin necesidad de correo electrónico.Descargar ahoraPlantilla de política de asistencia de empleados:1. Descripción general.Se espera que los empleados de [nombre de la empresa} estén presentes en el trabajo, a tiempo, todos los días. La asistencia regular y la puntualidad son importantes para que su equipo y [nombre de la empresa] sigan funcionando. Llegar tarde, llegar con retraso o ausentarse provoca interrupciones.2. Cálculo de las infracciones de asistencia.Los empleados disponen de un periodo de gracia de cinco minutos al inicio y al final de cada turno programado, así como para las pausas y para el almuerzo.
Cómo controlar la asistencia de los empleados en Excel
El seguimiento de la asistencia de los empleados es una prioridad para muchos empresarios, porque las ventajas son numerosas. No sólo facilita la programación de las vacaciones anuales y la identificación de cualquier problema de asistencia, sino que también mejora la moral del personal cuando todos cobran correctamente por las horas que han trabajado.
Sin embargo, para los propietarios de pequeñas empresas, muchas de estas opciones no son viables. Pueden resultar demasiado costosas, como el seguimiento por GPS y los escáneres de huellas dactilares, o implicar demasiados trámites administrativos, como las hojas de cálculo manuales y el registro de asistencia.
Una de las funciones más utilizadas del software de RRHH es la posibilidad de gestionar las vacaciones anuales. El elemento de autoservicio ahorra mucho tiempo a las empresas: los empleados pueden ver sus vacaciones restantes y reservar tiempo libre en cuestión de segundos.
Usted recibirá una notificación de su solicitud y podrá aprobarla o rechazarla inmediatamente. También podrá consultar el calendario completo de la empresa para ver qué empleados tienen tiempo libre, cuándo y por cuánto tiempo. De este modo, podrá organizar las solicitudes para disponer siempre de personal suficiente.
Carta de advertencia
Uno de nuestros empleados nos pide que le entreguemos una carta en la que se indique que está presente en la oficina en una fecha concreta para demostrar su coartada en un juicio que libra en otro estado. ¿Es correcto expedir dicha carta?
Dile al empleado que presente una solicitud a tal efecto. Dígale que incluya en la solicitud los detalles del caso, como el número de caso, el nombre del demandante, el nombre del demandado y en qué tribunal se está tramitando el caso. Además, deberá certificar que los datos que ha facilitado son ciertos y que, si se descubre una falsificación, podrá ser objeto de medidas disciplinarias.
Al expedir el certificado, incluya su nombre completo, número de empleado, etc. Indique también el día en que estuvo presente en el lugar de trabajo, así como la hora de entrada y de salida. A continuación, escriba el propósito de la emisión de este certificado.
Al igual que el Sr. Nagarkar, yo también estoy en contra de la emisión de cualquier certificado falso. Emita el certificado basándose en los registros de asistencia. Al dar la respuesta, la palabra «coartada» se escapó de mi atención. Aparte del significado de esa palabra, también estoy en contra de la expedición de certificados falsos.